Planujesz konferencję biznesową? Dzięki umiejętnemu planowaniu, znalezieniu kompromisu między potrzebami delegatów, prelegentów i wykonawców będzie możliwe sprawna i zadowalająca realizacja całego wydarzenia. Konferencja biznesowa- nie zapomnij o kilku krokach.

Planuj z wyprzedzeniem

Odpowiednio wcześnie wdrożone planowanie to pierwszy krok do udanej konferencji. W zależności od skali wydarzenia, zorganizowanie kluczowych jej elementów może zająć miesiące. Dlatego należy zostawić sobie odpowiednio dużo czasu na dopięcie szczegółów. Działania takie jak rezerwacja odpowiedniego miejsca lub wypożyczenie sprzętu powinny być przeprowadzone wcześnie zwłaszcza jeśli mamy mocno skonkretyzowane oczekiwania. Zostaw również czas na wszelkie poprawki, tak aby nie zostawiać niczego na ostatnią chwilę. Nikt nie chce być częścią kiepsko zorganizowanego wydarzenia!

Ustal budżet

Istotne jest również ustalenie budżetu zanim przejdziemy do rezerwacji miejsca. Bez względu na to czy organizujesz niewielką konferencję biznesową np. dla startupu czy dużą konferencję na koniec roku dla stabilnej i rozbudowanej firmy, ustalenie budżetu jest jedną z pierwszych czynności, które powinieneś wykonać. Wiele elementów składa się na sukces wydarzenia w tym miejsce, catering, prelegenci. Wszystkie one wiążą się jednak z kosztami. Dobrym pomysłem jest ustalenie dwóch czy trzech planów budżetowych i dokonanie ich analizy. Warto zastanowić się, który z nich jest w stanie sprawić, że konferencja będzie jak najbardziej udana, pod różnym kątem.

Zaplanuj jak duża będzie konferencja

Jak już określony zostanie budżet możesz przejść do ustalania ile osób możesz zaprosić na swoją konferencję. Liczba uczestników będzie determinować wielkość miejsca i koszty związane np. z cateringiem, personelem i potrzebnym sprzętem. Gdy już zdecydujesz ilu będzie uczestników możesz obliczyć jak długo potrwa cała konferencja.

Wybierz lokalizację i znajdź miejsce

Wybór miejsca na konferencję biznesową będzie ściśle związany z określoną liczbą uczestników, których możesz zaprosić i wpłynie na ogólny odbiór wydarzenia. Weź pod uwagę rozmiar obiektu czy lokalu i dostępne udogodnienia. Należy również przeanalizować okolicę pod kątem dostępności miejsc noclegowych, różnorodności lokali gastronomicznych i transport publiczny. Czynniki te będą nie bez znaczenia dla osób rozważających wzięcie udziału w konferencji. Poświęć zatem czas na przemyślenie tych elementów.

Wartość merytoryczna

Dokładniej zaplanuj co przekażesz uczestnikom konferencji. Nawet świetnie zorganizowane wydarzenie w doskonałej lokalizacji nic nie dadzą, jeśli treści przekazywane podczas konferencji nie będą ciekawe i wartościowe dla osób w niej uczestniczących. Prelegenci stanowią o sile konferencji w wielu przypadkach.